251 views

مدیریت جلسه – مدیریت جلسه کنفرانس و دفاع از پایان نامه

 

مدیریت جلسه – مدیریت جلسه کنفرانس و دفاع از پایان نامه:

مدیریت جلسه -مدیریت ابزارها و مکان ارائه :

در خصوص مدیریت جلسه و بخصوص مدیریت ابزار های  ارائه دوستی عزیز نقل میکرد:

«در یکی از ارائه‌هایم در دانشکده که لپ تاپم هم همراهم بود، فیش ویدیو پرژکتور به سیستم من متصل نشد و من فلشم را که همراهم بود به کامپیوتر سالن وصل کردم و متاسفانه فونت پاورپوینت من را نمی خواند و بهم ریخته نشان می داد و از آنجایی که pdf آنرا از قبل آماده کردم بودم مجبور به نمایش pdf شدم و از مهلکه نجات پیدا کردم.»

چک لیست

چک لیست

 

همیشه یک چک لیست داشته باشد و همه چیز را از قبل چک کنید. قبل از برگزاری کنفرانس تان سری به محل ارائه بزنید و امکاناتش را شناسایی کنید. صرفا حضور فیزیکی یک کنترل و پرده و یک شی آویزان از سقف کافی نیست. حتما از سالم بودن وسایل مطمئن گردید

پیش از جلسه از درستی و کارایی امکانات صوتی و تصویری سالن برگزاری جلسه اطمینان یابید.

تجربه حضور در جلسه‌های دفاع نشان می‌دهد که کمتر جلسه‌ای است که با مشکلات ویدئو پروژکتور یا ناهمخوانی فونت‌های فایل پاورپوینت و اجرا شدن فیلم ها مواجه نشود. بر این اساس، پیشنهاد می‌شود روز قبل یا حداقل یک ساعت پیش از برگزاری جلسه به سالن مربوطه مراجعه کنید و از سلامت دستگاه‌های رایانه‌ای و پرژکتور آنجا مطمئن شوید شوید و چک کنید پروژکتور سالن به درستی تنظیم شده باشد تا قسمتی از متن بیرون پرده نیفتد.

مهم ترین عوامل مربوط به ابزارهای ارائه، سیستم صوتی، پروژکتور، سیستم کامپیوتری یا لپ تاپ است که از قبل باید روی تک تک موارد فوق فکر کرد و مشکلات احتمالی راپیش بینی کرده و راهکار‌های لازم را آماده داشته باشیم

مثلا درخصوص لپ تاپ، بهتر است از لپ تاپ شخصی خودمان استفاده نماییم چون به آن مسلط هستیم همچنین یادمان باشد که فرمت‌های مختلفی از اسلایدها تهیه کنیم بالخص فرمت pdf   و به همراه داشته باشیم. اصلا به لپ تاپ مان اعتماد نکنیم ویک نسخه پشتیبان از اطلاعات در فلش مموری یا سی دی ویک نسخه هم در ایمیل‌مان داشته باشیم

برای اطمینان بیشتر، مطمئن شویم که حتی اگر مشکلی هم برای  لپ تاب و یا ویدئو پرژکتور هم پیش آمد، ما می‌توانیم بدون پاورپوینت هم ارائه‌مان را انجام دهیم. و در زمان تمرین‌ها، ارائه بدون پاورپوینت هم تمرین کنیم. و حتما یک نسخه چاپی از پاورپوینت مان داشته باشیم

نور جلسه را طوری تنظیم نکنید که همه جا تاریک باشد و فقط نور لپ تاپ بر صورت شما بتابد و در تاریکی بدرخشید! روشن کردن چراغی در انتهای اتاق ارائه هیچ مشکلی ندارد. البته بایستی اسلاید ها را روز قبل در آن نور بطور امتحانی تست کنید که آیا از همه نقاط اتاق به خوبی دیده می شود یا خیر. پس زمینه و نور اسلاید های شما در ارائه مهم هست. هر نوع تم را برای نمایش انتخاب نکنید.

 

مدیریت جلسه- مدیریت زمان:

حواستان به زمان باشد شما مدیر کل نیستید که بروید آن بالا، هرچقدر خواستید حرف بزنید و کسی هم کاری به کارتان نداشته باشد. خیلی وقت ها (مخصوصا در جلسه دفاع) به ازای دقایقی که هدر داده اید، ازشما نمره کم می گردد بنابراین از قبل حساب همه چیز را بکنید و چندین مرتبه برای خودتان ارائه بدهید و زمان بگیرید تا به چنین مشکلی بر نخورید. دو سه دقیقه را هم برای اتفاقاتی که ممکن است سر جلسه پیش بیاید، کنار بگذارید. اگر نگاه کردن به ساعت موقع حرف زدن حواستان را پرت می کند، به دوستتان بسپارید تا زمان به نصف که رسید، به شما علامت بدهد. ضمنا ۳۲ تا اسلاید برای یک ارائه ۱۵ دقیقه ای زیاد است. پس تعداد اسلایدها را هم متناسب با زمانی که دارید در نظر بگیرید.

مدیریت جلسه- مدیریت زمان:

تکنیک مدیریت زمان : قبل از ارائه بارها تمرین کنید تا بین مطالب و زمان یک همگامی به وجود آید در حالیکه سه دقیقه از زمان ارائه شما گذاشته است ساعت را چک کنید در صورتی که هنوز به این زمان نرسیده اید سرعت شما بالا هست و بایدکمی بیشتر توضیح دهید و در صورتی که زمان چیزی بیشتر از سه دقیقه را نشان دهد سرعت شما کند است و باید مطالب خودتان را جمع و جورتر بیان کنید این تکنیک را می توانید سه بار و در ابتدا ، وسط و در زمان های پایانی ارائه خود به کار گیرید تا کنترل زمان را در اختیار دارید و نگران  کمبود یا اضافه وقت نخواهید بود

 

مدیریت جلسه-مدیریت تمرکز:

عواملی را که باعث می گردند تمرکز شما هنگام ارائه از بین برود و سررشته کلام از دستتان خارج گردد را شناسایی کرده و از بین ببرید

تلفن همراه خود را خاموش کنید حتی اگر در حالت لرزشی باشد ممکن است برای چند لحظه تمرکز شما را به هم بزند و این برای شما که وقت زیادی بر زوی مطالب خود گذاشته اید تا بهترین ارائه را داشته باشید مناسب نیست

وسایل همراه مثل سکه ، کلید و … ممکن است هنگام حرکت شما صدا تولید کنند یا از جیب شما جارج شوند پس سعی کنید از قبل آنها را در یک مکان مناسب قرار دهید در یکی از جلسات دفاع ، برگه یادداشت شخص ارائه دهنده که بر روی تریبون قرار داشت بر روی زمین افتاد و هنگامی که او برای برداشتن برگه خم شد چندین سکه ، کارت و اشیا دیگر از جیب او به زمین ریخت و همین عامل سبب شد که رشته کلام از دست وی خارج گردد پس نکات ریز را جدی بگیرید

 

مدیریت جلسه -مدیریت تکه کلام‌های بیهود ه و تکراری:

یکی از آن چیزهایی که روی مخ مخاطب را ه می رود استفاده و تکرار بیش از اندازه از کلمات و صداهای زائدی مثل «إ»، «اوم» ، «خب» ، «در واقع» ، «به اصطلاح»، «به قول معروف»، «در حقیقت»، و امثالهم است که به آنها «جا پرکن» می گوییم اینها کلماتی هستند که در گفت و گوهای روزمره از آنها استفاده می‌کنیم چون ذهن ما دربعضی از لحظات واژه مناسبی را به خاطر نمی آورد و برای اینکه زمان بخرد ویا جای خالی کلمه را پر کند از تکیه کلام استفاده می کند به مروز زمان چون به این شرایط عادت می کنیم و جون تلاشی برای حذف آن ها نکرده ایم در ضمیر ناخود آگاه ما ثبت شده به طوری  که خودمان هم شاید ندانیم که این کار را انجام می دهیم اما در یک ارائه اینها اضافه و زائد و آزار دهنده هستند

مدیریت جلسه -مدیریت تکه کلام‌های بیهود ه و تکراری:

مدیریت جلسه -مدیریت تکه کلام‌های بیهود ه و تکراری:

برای حذف این تکه کلام ها ابتدا صدای خود را ضبط کرده و ببینیم از چه تکه کلامی استفاده می کنیم و سپس آن تکه کلام را حذف کنیم یک را ه حذف آنها استفاده از سکوت یا مکث به جای آنهاست  و را ه حل دیگر استفاده از کش پول یا خودکار است که وقتی از آن تکه کلام استفاده کردیم با خود کار یا کش پول که قبلا بدور دستمان پیچیده ایم ضربه کوچکی به دستمان وارد نماییم تا ضمیر ناخودآگاه تنبیه گردد تا دیگر از این تکه کلام استفاده نکند

 

مدیریت جلسه – مدیریت شوخی ها و تکه کلام های سایر دانشجوها :

درجلسات دفاع بخاطر حضور اساتید داور و راهنما و مشاور معمولا جو جلسه رسمی و متین است اما در کنفرانس های دانشجویی کلاسی به دلیل اینکه دانشجویان با هم اغلب دوست و صمیمی هستند گاها شوخی ها و تکه کلام هایی از سوی دانشجویان پرانده می شود که البته چون استاد در کلاس حضور دارد شوخی ها  زیاد نمی تواند رکیک باشد

اما  نکته مهم این است که لازم نیست به این تکه کلام ها پاسخ داد و بهترین کار  این است که از ابزار سکوت استفاده کنیم و رد شویم

مدیریت  بحث های نامربوط در جلسه:

گاها در جلسات دفاع یا کنفرانس های دانشجویی سوالات یا بحث هایی مطرح می شود که یا به موضوع مرتبط نیست یا ما را از موضوع دور می کند لذا برای جلوگیری و مدیریت اینگونه  بحث ها   ، موارد نامربوط را به بعد از جلسه ارجاع دهید

مدیریت جلسه -مدیریت  انرژی :

دیل کارنگی در کتاب آیین سخنرانی خود می گوید «انرژی مثل آهن رباست دارای قوه جاذبه است و افراد را به سوی خود می کشاند و مردم مثل غازهای وحشی که در گندم زار جمع می شوند به دور سخنران پرانرژی حلقه می زنند. »

1615616

پرانرژی و با هیجان ارائه دهید به طوری که اگر مثلا درباره زندگی جلبک ها هم دارید صحبت می کنید طوری هیجان و انرژی صرف کنید که دیگران به این نتیجه برسند که مهمترین عاملی که زندگی بشری را تهدید می کند نه بیماریهای واگیردار است،نه سیل و زلزله، نه بمب های هسته ای و نه خشکسالی بلکه وجود جلبک ها است !

برای اینکه بتوانید پر انرژی باشید احتیاج به این دارید که با مطالب ارتباط برقرار کنید و به این نتیجه برسید که مطلبی که میخواهید ارائه دهید آنقدر مهم است که این بندگان خدا که اینجا  نشسته اند باید بدانند و بیشتر به آن توجه کند پس حتی قبولوندن این مساله به خودتان هم تا حدودی لازم است که: واقعا مهمترین عاملی که زندگی بشری را تهدید میکند، وجود جلبک ها است.ساکت

مدیریت جلسه -اگر مخاطبین به ما گوش نمی دهند چکار کنیم؟

این موضوع را از قبل جلسه باید مدیریت کنیم چون یا موضوع  ما مناسب  نیست یا ارائه ما  ضعیف است البته این مورد بیشتر در کنفرانسهای دانشجویی پیش می آید تا درجلسات دفاع .

طول دادن سخنرانی -خوابیدن مخاطبین

به هر حال اگر چنین وضعی برای شما پیش آمد بهترین کار استفاده از تکنیک داستان گویی است -مثلا چی شد من این موضوع  را انتخاب کردم- پس بهتر است همیشه چند داستان مناسب جلسه ارائه داشته باشیم  تا اگر چنین وضعیتی پیش آمد غافلگیر نشویم

مدیریت جلسه -لباس و پوشش در جلسه ارائه :

قاعده کلی درپوشش سخنران این است که همیشه سخنران باید مشابه یا بهتر از مخاطبان لباس بپوشید و این بهتر بودن از نظر تمیزی و آراستگی و اتو کشیده بودن است مخاطبان  اول در مورد لباس تان قضاوت می‌کنند بعد در مورد خودتان. لذا در سی ثانیه اول در مورد شما قضاوت صورت می‌گیرد به همین دلیل، ظاهر و لباس شما بسیار مهم است

نکته مهم در ارائه های دانشجویی این است که پوشش ما بعنوان دانشجو متناسب با شخصیت مان باشد  مثلا اگر همیشه اسپرت پوشیده ایم دیگه پوشیدن کت و شلوار خیلی جالب نیست و همچنین نباید در پوشش ما موردی باشد که توجه مخاطبین را جلب نماید مثل گردن بند برای آقایان  یا خالکوبی روی بدن و غیره  و همچنین باید از پوشیدن لباس ها ی آرم دار و تنگ وچسبان خودداری نماییم.

مدیریت جلسه-پذیرایی را به دیگران واگذار کنید:

منظور این است که از خرید تا توزیع پذیرایی، خودتان را اصلا درگیر نکنید. خب، واضح است که اگر روزهای قبل در دفاع دوستانتان این لطف را برایشان کرده باشید، در این مورد مشکلی نخواهید داشت.

دوستی تعریف می کرد، ماه رمضان سالها پیش بود، برای یکی از دوستان، الطاف در حدی بود که یک کمیته پذیرایی مهیا شد. موارد پذیرایی بسته بندی و توزیع شد تا بعد از افطار میل کنند! من هم در انیمیشن اسلایدهایش به او کمک می کردم! طفلی در طول تحصیلش کلی لطف کرده بود و در روز دفاع، کمتر کسی را می دیدی که نشسته باشد. یکی را می دیدم که برایش لپ تاپ آورده، یکی هم برایش خرید کرد، یکی اطلاعیه ها را نصب کرد… و البته گفته باشم… خودش ارائه داد!

در این میان ممکن است شما از آنهایی باشید که تا به حال برای دفاع کسی کمکی نکرده اید، حالا باید چه کار کنید!! راه حلش ساده است. از یکی از دوستان و یا بستگان نزدیک خود خواهش کنید، شاید یکی دلش برایتان سوخت و حاضر به کمک شد! در این هنگام مشکلی نیست و مجاز هستید که یکی از جوان های همسن فامیل را برای این کار بگمارید. البته تاکید کنید بدون همراه! مهمانی نیست!

در نهایت اگر یک دوست با معرفت هم پیدا نشد، از یکی از کارمندان دانشگاه از روز قبل بخواهید به شما لطف کرده و در مقابل، شما نیز پاسخ محبتش را بدهید. پس هرگز خودتان را درگیر این کار نکنید!

مدیریت جلسه-تماس چشمی با مخاطبین :

تماس چشمی باعث ایجاد ارتباط عاطفی بین شما و مخاطبین می‌گردد وقتی به مخاطبین نگاه نکنیم مقدار زیادی از ارتباطات انسانی می خشکد و ارائه حالت مکانیکی پیدا می‌کندو بخش مهمی از پیام که توسط تماس چشمی با مخاطبان منتقل میگرد گم می‌شود مخاطبین احساس می‌کنند که برای آنها سخنرانی نمی‌کنیم و متعاقبا آنها هم به ما گوش نمیدهند

 

تماس چشمی 4

 

نگاه شما باید مثل یک پرتو لیزر باشد وقتی با یکی از مخاطبین ارتباط چشمی برقرار کردید حدود دو تا سه ثانیه صبر کنید سپس به سراغ فرد بعدی بروید اگر زمان ارتباط چشمی شما خیلی کم باشد

نشان دهنده اضطراب و عدم اعتماد به نفس شما خواهد بود و اگر زمان ارتباط چشمی شما خیلی زیاد باشد ممکنه باعث رنجش او گردد و برای او این سوال پیش آید که منظور او چیه که به من زل زده است بالخص در مورد خانم‌ها این موضوع غلیظ تر است

یادمان باشد که از نگاه کردن افراطی به افراد مهم سالن مثل اساتید داور و راهنما خودداری کنیم چون دیگران احساس خواهند کرد که از آنها غفلت شده است.

مدیریت جلسه -لبخند:

برای آنکه مخاطبان شما احساس راحتی بیشتری در ارائه مطلب شما داشته باشند ، همیشه لبخندی بر روی لب داشته باشید. لبخند قدرتمند ترین سلاح شماست.

دهقانی
دهقانی
من بهمن دهقانی نویسنده کتاب « سخنرانی به زبان ساده » و مدرس فن بیان و سخنرانی هستم

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دانلود رایگان کتاب
برای دانلود آدرس ایمیل خود را وارد کنید تا کتاب را برای شما ارسال کنیم.
اطلاعات شما هیچوقت با نفر سومی اشتراک گزاری نمیشوند
دانلود رایگان سی صفحه اول کتاب
برای دانلود آدرس ایمیل خود را وارد کنید تا کتاب را برای شما ارسال کنیم.
اطلاعات شما هیچوقت با نفر سومی اشتراک گزاری نمیشوند